Šířící se epidemie prověřila akceschopnost zaměstnanců SAP Services. Během jediného týdne zvládlo centrum podnikových služeb přesunout na kompletní home office 95 % všech pracovníků, aniž by omezilo plynulý provoz.

„Povinnou práci z domova jsme kvůli bezpečnosti našich zaměstnanců zavedli od 17. března s tím, že do kanceláří mohou docházet jen ti, kterým povaha jejich práce home office neumožňuje. Jde zhruba o 5 % z celkového počtu 1300 lidí,“ říká Iveta Chválová, ředitelka společnosti SAP Services.

Krizový plán v praxi obstál

V SAP Services přípravu nepodcenili. Pro případ výpadku pracovníků, omezení možnosti využívat kanceláře či dostupnosti IT infrastruktury, má společnost vypracovaný konkrétní krizový plán pro zabezpečení nepřetržitých a plynulých služeb všem pobočkám. Tento plán je společnost schopna operativně spustit v okamžité reakci na vzniklou situaci. Proto i v tomto případě proběhla kontrola připravenosti jednotlivých oddělení na přesun do domácích prostředí, a zároveň byly vyhodnoceny výjimky pro pracovníky, u kterých se vyžaduje fyzická přítomnost v kancelářích. „Kolegové, kteří i nadále setrvávají na svých pracovištích, projevili značnou dávku osobního nasazení. Velmi si jejich přístupu vážím,“ říká Iveta Chválová.

Jednou z aktivit, kterou nelze zcela převést do domácího prostředí, je vytváření pracovních smluv pro pobočky SAP v zemích, kde legislativa vyžaduje nejen elektronickou, ale i papírovou podobu pracovní smlouvy. V těchto případech je potřeba zajistit jak tisk, tak i podpisy a logistiku příslušných dokumentů, a to v rámci relativně krátkého času. Nábor nových zaměstnanců v pobočkách nesmí být zpomalen žádnými průtahy. „Abychom mohli tyto procesy zajistit ve stejné kvalitě jako v běžném režimu, vytvořili jsme pracovní skupinu, která za účelem tisku a podepisování do kanceláří přichází jednou týdně. Plánování ostatních činností v týmu je tomu uzpůsobené, příprava dokumentů musí být zvládnuta v dohodnutý čas,“ popisuje Lenka Pospíšilová, HR Business partner SAP Services, s tím, že dodržování všech bezpečnostních předpisů a nařízení je samozřejmostí.

IT tým pomáhá s potřebným vybavením zaměstnanců

Zaměstnancům je virtuálně i přímo v kancelářích nadále k dispozici IT oddělení. To je krom klasické podpory a údržby schopno zapůjčit nezbytně nutné vybavení, které zaměstnanci na rozdíl od kanceláří doma nemají běžně k dispozici. Na základě online požadavku od zaměstnance ho připraví k bezkontaktnímu vyzvednutí na recepci budovy. Během jediného dne takto zvládli vyřídit až sto požadavků, čímž přispívají ke zvýšení pracovního komfortu zaměstnanců v domácím prostředí.  

Dalšími nepostradatelnými zaměstnanci jsou recepční a pracovníci provozu budovy. Pro případ úplného zavření kanceláří mají v SAP Services přichystaný „záchranný balíček“, auto naložené nezbytnými kancelářskými pomůckami, čímž by dokázali zásobovat zaměstnance pracující z domova po dobu nutnou k případné dezinfekci kanceláří.

Nábor nových pracovníků pokračuje beze změn

Pohovory s uchazeči i nástupy nových kolegů pokračují a přesunuly se do virtuálního světa. K 1. dubnu tak do SAP Services nastoupí 30 nováčků. „Vstupní orientační školení, běžně trvající dva dny, jsme naplánovali tak, abychom se vyhnuli velkému počtu lidí v omezeném prostoru, a byli schopni dodržovat bezpečnou vzdálenost osob. Noví kolegové proto absolvují svůj nástup v několika menších skupinkách v různých časech. Po vyřízení nezbytné administrativy obdrží nováčci IT vybavení a přístupovou kartu a přesunou se do svých domovů. Veškerá vstupní školení a tréninky, stejně jako schůzky s nadřízenými a kolegy, proběhnou virtuálně,“ vysvětluje Lenka Pospíšilová.